Besprechungen gehören für Studenten zur Tagesordnung. In der Studienzeit sowie im Berufsleben hat man dafür nur beschränkte Zeit zur Verfügung. Am 02.12.16 wird sieben Studenten der Fachhochschule Burgenland die Schwierigkeit von effizienten Besprechungen anschaulich vor Augen geführt.
Die Situation ist für Sabine M. und weitere sechs Kollegen des Masterstudiengangs „Angewandtes Wissensmanagement“ nicht ungewöhnlich: Am 02.12.16, um 18:30 Uhr, begeben sich die sieben Studenten in den Hörsaal 228. Sie haben gerade eine Aufgabe bekommen: Sie sollen anhand einer festgelegten Methode ein Fallbeispiel besprechen. Der vorgegebener Zeitraster sieht eine Bearbeitungsdauer von zwei Stunden vor. Die Lehrveranstaltung dauert bis 21:00 Uhr. Jeder ist davon überzeugt, die Aufgabe wesentlich rascher lösen zu können. Sicherlich genießt man spätestens um 20:00 Uhr den wohlverdienten Punsch.
Zeitsprung: Es ist 20:45 Uhr. Die Studenten sitzen noch immer im Hörsaal. Es mangelt nicht an Motivation oder Fachwissen. Genauso wie für Projekte und Prozesse ist es auch für Besprechungen notwendig, Ziele vorzugeben und den Ablauf zu planen.
Sabine M. nimmt die Rolle der Moderatorin an und Markus C. steht neben der Flipchart als Schreiber vor der Gruppe. Die Studenten sitzen aufgelockert auf Stühlen oder auf den Tischen. Die Aufgabe scheint nicht schwierig: Mithilfe der Sieben-Schritt-Methode soll die Fallstudie besprochen werden. Das Konzept wird als „Problem-Based-Learning“ bezeichnet. Das Problem wird analysiert, indem Begriffe definiert, Lösungswege gefunden, Arbeitspakete gebildet und Verantwortungen festgelegt werden.
Sabine M. und Markus C. versuchen auf kollegiale Weise jeden der Studenten zu Wort kommen zu lassen. Sowohl auf der Flipchart als auch in der Power-Point auf dem Laptop werden die Ideen festgehalten. Auch wenn eine Meldung gerade nicht zum aktuellen Besprechungspunkt passt, versuchen Sabine M. und Markus C. den Inhalt zu erfassen. Jeder der Besprechungsteilnehmer möchte seine Ideen loswerden und so zur Lösung der Aufgabe beitragen. So vergeht die Zeit, die Inhalte werden immer umfangreicher. Die notwendigen Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten sind noch nicht in Sicht. Der anfängliche Einsatz der Studenten flaut ab, weil auch der ersehnte Punsch noch nicht greifbar scheint.
Effiziente Besprechungen (und das Paretoprinzip)
Besprechungen effizient abzuhalten ist im Berufsleben einer der Faktoren zum Erfolg. Dieses Buch (siehe Abbildung rechts) enthält wichtige Hinweise für die Durchführung von effizienten Besprechungen.
Wer sinnvoll mit Besprechungszeit umgeht, gewinnt für sich und seine Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben. (Bischof 2011, S. 12)
Eine der wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung von Besprechungen ist die sorgfältige Formulierung der Ziele. (Bischof 2011, S. 20)
Zielformulierungen sind dann optimal, wenn dadurch definiert wird weshalb wir etwas Bestimmtes, auf welche Weise, mit welchem Ergebnis bis wann erreichen wollen. Durch Besprechungen können verschiedene Ziele erreicht werden. Dadurch unterscheidet man den Besprechungstyp. Am 02.12.16 will die Gruppe der Studenten im Hörsaal 228 Ideen sammeln, gemeinsam Lösungsansätze erarbeiten und Information austauschen. Es handelt sich dabei um ein kollegiales Meeting oder eine Beratung zu Sachproblemen.
Dem Moderator und Besprechungsleiter kommt eine besondere Rolle zu. Er oder sie gewinnt das Vertrauen der Teilnehmer und sorgt zielstrebig für Problemlösungen. Dabei soll das Verhalten entspannt und unparteiisch sein und die Besprechung anhand eines roten Fadens gesteuert werden. Ideen werden zusammengefasst und nach bestimmten Abschnitten Entscheidungen gefordert. Die Herausforderung liegt darin, im Sinne der Gruppe die Besprechung effizient zu führen. Konflikte können dabei positiv sein und müssen gelenkt werden. Auch das Paretoprinzip (siehe Kasten rechts) unterstreicht, wie wichtig es ist sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren. Dadurch wird in relativ kurzer Zeit (20%) ein Großteil der Ziele (80%) erreicht.
Zeitfresser tauchen in Besprechungen immer wieder auf: als endlose Diskussion oder Unfähigkeit des Moderators, zum richtigen Zeitpunkt das Wesentliche zusammenzufassen. (Bischof 2011, S. 59f)
Der Studienzweig für „Angewandtes Wissensmanagement“ bietet den Studenten eine praxisorientierte Ausbildung. Im Beruf ist die Fähigkeit Kompliziertes einfach auszudrücken gefragt. Somit erklärt man Managern und Mitarbeitern möglichst rasch und verständlich komplexe Zusammenhänge. Von den zukünftigen Wissensmanagern wird auch verlangt, Besprechungen effizient zu führen. Die Studenten nützten das Studium um diese Fähigkeiten zu erlangen und zu verbessern.
Schließlich verhilft der gute Moderator gemeinsam mit den kollegialen Studenten dazu, dass alle den wohlverdienten Punsch rechtzeitig genießen können.
Beitragsbild: MKC Business Culture by geralt (pixabay.com) /CC0
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